Flexibel - Werkt ook zonder server en op de laptop onderweg. Eenvoudig te installeren - Setup dubbelklikken, één instelling aanpassen en u ziet elkaars afspraken. Eenvoudig in gebruik - Alle afspraken in de Outlook® agenda's worden vanzelf zichtbaar voor anderen. (verbergen van privé is mogelijk). Effectief - Maak / wijzig afspraken voor anderen.  Zekerheid - Nederlands product, vriendelijke, deskundige  en snelle helpdesk zonder eindeloos doorverbinden.  (*) Duidelijk - 3 jaar gratis nieuwe versies en gratis support.

(*) Helpdesk tussen 9 en 21 uur. | Tel: 0186-669194 | Email: info@opusflow.nl

De techniek achter GroupCalendar™ voor Outlook ®

GroupCalendar™ is een com add-in, de GroupCalendar.dll, die gecombineerd met twee executables, GCHelper.exe en GCSystray.exe het werk doet.
De com add-in integreert met Outlook ® waar het via Outlook ® events in de gaten houdt of de gebruiker iets in de agenda maakt of wijzigt.

Database

Jet
Bij het installeren van GroupCalendar™ wordt in c:\Program Files\Group Calendar een GroupCalendar.mdb gemaakt en een Backdrop.mdb
Dit zijn MS Access® databases, maar dat wil niet zeggen dat Access® op de pc moet staan. GroupCalendar™ maakt bij het benaderen van die databases nl. gebruik van JET. Jet is een verzameling onderdelen die samen de database engine vormen waar ook  Access® gebruik van maakt. JET is standaard op alle Windows® pc's aanwezig.
Als GroupCalendar™ voor het eerst opstart dan wordt voor de in Outlook® aangelogde gebruiker een instellingenbestand gemaakt met standaard instellingen. De database zal dan naar c:\Program Files\Group Calendar\GroupCalendar.mdb wijzen. Dit is een prima instelling om het programma even te testen maar op het moment dat men ook echt afspraken wil delen met anderen dan moet de database gewijzigd worden in een kopie van GroupCalendar.mdb ergens op het netwerk.  

SQL
Voor grotere werkgroepen vanaf 25 personen kan het verstandig zijn om een Microsoft SQL database in te zetten. De GroupCalendar.mdb wordt dan niet meer gebruikt. Het database creation script wordt in c:\Program Files\Group Calendar meegeinstalleerd. De DB beheerder dient echter zelf één of meerdere useraccounts te maken die toegang verlenen tot de SQL database. Het is ook mogelijk om de sql server te benaderen over het internet door tcp/udp poort 1433 van de firewall door te sturen naar het private ip adres van de SQL server.

Backdrop
Backdrop.mdb is de lokale buffer voor het geval dat de centrale database (tijdelijk) niet beschikbaar zou zijn. Alles wat de gebruiker doet zonder een verbinding te hebben met de centrale database wordt daarin opgeslagen tot er weer verbinding is. Het is dus geen probleem om de laptop los te koppelen van het netwerk, ook off-line gemaakte afspraken komen vanzelf weer in de centrale database terecht als er weer een verbinding is. 

Structuur
In de database zijn slechts twee tabellen te vinden. De TB_Appointments waar alle afspraken in terecht komen, en de TB_Users waar alle gebruikers vermeldt worden. Beiden vereisen geen beheerdershandeling anders dan in uitzonderlijke situaties. 

Onderhoud
Het is verstandig om regelmatige de centrale database te openen met ms Access® en de optie 'comprimeer en herstel' uit te voeren. Hiermee wordt allerlei overbodige ruimte opgeschoond en wordt alles intern in de jusite volgorde gezet.

Backup
Een backup is, hoe raar het ook klinkt, niet echt noodzakelijk. Op het moment dat u een schone en lege database op het netwerk zet waar de gebruikers nog niet in TB_Users zijn opgenomen dan zal bij aanmelding de gebruiker gevraagd worden om de afspraken opnieuw te exporteren. Zelfs als de gebruiker hier niet voor kiest dan zal binnen een uur alles wat die gebruiker in de komende 30 dagen aan afspraken heeft weer in de database beschikbaar zijn en gedeeld worden met de andere gebruikers. (behalve privé zaken)

Gebruikersnaam

De gebruikersnaam is een belangrijk gegeven binnen GroupCalendar™.

Bij het opstarten van Outlook ® wordt de com add-in geladen door Outlook ® en kijkt de add-in eerst wat de gebruikersnaam is van de persoon die Outlook® start. Dit doet de add-in door het eerste emailtje te pakken in de map met verzonden items en daarin te kijken wie de afzender is. Als er geen email aanwezig is dan kijkt de add-in in postvak in. Als ook dat niet lukt dan wordt de naam in het Outlook ® profiel gebruikt. Helaas lukt dat niet altijd bij Outlook ® 2000 in internet-only configuratie dus als dat mislukt dan wordt de inlognaam van Windows ® gepakt.  
De gebruikersnaam wordt in de centrale database weggeschreven in TB_Users. Als de naam er al in stond dan gaat het opstartproces gewoon door, maar als de naam nieuw is dan wordt de gebruiker aangeboden om de inhoud van de agenda te exporteren naar de database zodat anderen het kunnen zien.

De licentieteller van GroupCalendar™ maakt ook gebruik van de lijst met namen in TB_Users. Als men een 5 user licentie heeft dan zal er een foutmelding komen bij overschrijding van dit aantal. De enige remedie is dan om één van de namen in TB_Users te wissen zodat er weer een licentie vrij komt voor een ander.

De gebruikersnaam wordt ook in de registry weggeschreven onder  HKEY_CURRENT_USER\Software\OpusFlow\GC\Username
Het (handmatig) wijzigen van de naam in de registry zal tot gevolg hebben dat die gewijzigde naam in het vervolg gebruikt wordt door GroupCalendar.

Dus als men GroupCalendar gaat gebruiken bepaalt hij de gebruikersnaam en dat is de naam die hij wegschrijft in de registry. Die naam blijft hij in het vervolg gebruiken voor die user.Als men de naam in de registry aanpast dan wordt voortaan die de aangepaste naam gebruikt.

Gebruikersnaam vs Korte naam

GroupCalendar™ toont de afspraken met een naam tussen blokhaken [ ] .
Standaard wordt hiervoor de gebruikersnaam genomen maar het is ook mogelijk om een korte naam in te geven. Dit kan elke gebruiker in de instellingen zelf doen en de keuze is helemaal vrij. De meeste mensen kiezen ervoor om de initialen hier in te geven. De korte naam is als [NickName] in de ini file te vinden.

INI files / Outlook profielen / Reset instellingen / Terminal server

GroupCalendar™ maakt voor elke unieke naam die het vindt wanneer Outlook ® start een instellingen bestand. De INI's worden opgeslagen in c:\Program Files\Group Calendar\ en zijn herkenbaar aan de bestandsnaamopbouw 'gebruikersnaam'.ini
Als er nog geen instellingenbestand bestaat voor een gebruiker dan wordt dat aangemaakt en tegelijk wordt een GroupCalendar™ map gemaakt onder de eigen agendamap. Dit is de standaard instelling maar het is mogelijk om een andere map van type Agenda aan te duiden, een ander PST bestand bijvoorbeeld waar een agendamap in gemaakt is. Door een instellingenbestand van de gebruiker te verwijderen zal dit opniew worden aangemaakt met standaard instellingen.
Pc's waar meerdere gebruikers op aanloggen zullen meerdere Outlook ® profielen hebben en er zullen dus meerdere INI bestanden in de programmadirectory te vinden zijn.

Uit het voorgaande mag duidelijk zijn dat alle gebruikers lees en schrijfrechten moeten hebben in de programmadirectory. Met name op terminal server is dat iets om rekening mee te houden.

Een voorbeeld INI:

[CRM] - Deze instellingen worden weggeschreven aan de hand van de keuzes in Instellingen - Selecteer Group Calendar
CentraleAgendaEntryID=00000000CAB3DB9BC2CD6045B4087D5544E3D6A462810000
CentraleAgendaStoreID=0000000038A1BB1005E5101AA1BB08002B2A56C200006D737073742E646C6C00000000004E495441F9BFB80100AA0037D96E000000453A5C32303034206A69762E70737400
GroupCalendarPath=mijn pst\gc
De lange getallen zijn Outlook aanduidingen voor de Agenda map en de Store waar die map te vinden is. De onderste weergave is voor mensen
beter te begrijpen maar wijst naar dezelfde map.

[Sync] Deze instellingen worden weggeschreven aan de hand van de keuzes in Sync GroupCalendar.
FastMode=True Deze instelling wil zeggen dat niet te lang wordt doorgezocht als een afspraak in de GC map wordt aangepast. Het kan gebeuren dat de bestaande afspraak niet gevonden kan worden en als dit uit staat dan worden alle mogelijkheden benut om de afspraak toch te vinden. Dit kan echter wat geknipper geven en lang duren. De winst van dat geknipper is beperkt, want het dubbele item dan kan ontstaan zal bij de volgende synchronisatie toch worden opgeruimd. 
AutoStart=False Deze instelling laat de GcSystray.exe starten welke de map synchroon houdt met de database.
[Database]
Pad=X:\Group Calendar.mdb Deze instelling geeft aan waar de database te vinden is op het netwerk.
[User]
Fullname=Jan de Bouvier Deze naam is de naam die GC gevonden heeft toen het startte.
Initials=JDB Deze instelling wordt nog niet actief gebruikt
[Nickname]
MyNick=jb Deze instelling is de waarde in het vakje Korte naam van menu Instellingen - Bewerk gebruikersinstellingen en hiermee worden de afspraken in de Group Calendar map in Outlook® getoond.
[Participation]
NoParticipation=False Deze instelling is de waarde in het vakje Niet Deelnemen van menu Instellingen - Bewerk gebruikersinstellingen.. Dit kiest men als men wel de afspraken van andere gebruikers wil zien in de GroupCalendar™, maar de eigen afspraken nooit wil delen. Vooral secretaresses (m/v) maken van deze optie gebruik.
[MessageBoxes] Deze instellingen zijn True als de vinkjes  in het vakje 'Geen berichten' van menu Instellingen - Bewerk gebruikersinstellingen aan staan. Hiermee kan voorkomen worden dat er een bericht komt bij opstarten of als iemand een afspraak voor die gebruiker gemaakt heeft.
NoLoadMessage=False 
NoDelegateChangeMessage=False
[SQLDatabase] Deze instellingen worden gebruikt als aangevinkt is dat SQL server gebruikt wordt.
UseSQL=False
ODBCDriver=SQL Server
ServerName=10.0.0.2 Hier kan ook een Internet IP adres opgegeven worden
DBname=GroupCalendar
UserName=user
PassWord=letmein

GCHelper.exe

GCHelper.exe wordt gestart als de computer start. Op het moment dat Outlook ® actief is zal deze elke 30 seconden controleren of de GroupCalendar™ com add-in nog wel actief is in Outlook ®. Als dat niet het geval is dan wordt deze weer geactiveert. Met het Windows® onderdeel msconfig kunt u het opstarten van GCHELPER.exe aan of uit zetten.

GCSystray.exe

GCSystray.exe is het programmaonderdeel dat verantwoordelijk is voor synchronisatie van de Outlook ® group calendar map met de database. Het wordt gestart door de com add-in als de gebruiker de instelling daarvoor heeft aangevinkt. Door er met de rechtermuis op te klikken is het synchronisatie interval instelbaar van 5 tot 120 minuten.

Synchronisatie of Real-time informatie

De com add-in vangt alle afspraken af die een gebruiker maakt in zijn agenda en maakt daar database informatie van. De tabel TB_Appointments bevat een record voor elke afspraak met alle detail van die afspraak die nodig zijn om er weer een agenda item van te maken. Een belangrijk onderdeel van zo'n record is het ID veld. Dat ID komt overeen met het GCID veld dat in de gebruikersvelden van de agenda en GroupCalendar™ map gemaakt is. GroupCalendar™ gebruikt dat ID om afspraken uit elkaar te houden en om afspraken die wijzigen te updaten. 
Veel gebruikers denken dat synchronisatie nodig is om de afspraken in de GroupCalendar™ zichtbaar te krijgen, maar dat is een misverstand. De GroupCalendar™ com add-in vangt alle handelingen die de gebruiker doet, in real time, af en vertaalt die naar database informatie. Het tonen van die database informatie in de Group Calendar map in Outlook ® is echter wel afhankelijk van het synchronisatieproces. 
Omdat er behoefte was aan real-time info en filter mogelijkheden is de Grid View ©  in het programma opgenomen. De Grid View © toont in real-time wat er in de database aan records aanwezig is en kan meerdere weergaves genereren op basis van filter criteria zoals het departmnt veld

Gebruikersvelden en filters 

Het departmnt veld is één van de 4 gebruikersvelden die in de Outlook agenda en Group Calendar map gemaakt worden naast de velden Owner, GCID en GROUP.
In het departmnt veld wordt de waarde weergegeven die overeenkomt met de waarde van het Department veld in de database table TB_users. (instelbaar via Instellingen - Wijzig gebruikersinstellingen of in de database zelf door die te openen)

De department waarde wordt gebruikt om groepen mensen te kunnen groeperen m.b.v. Outlook® views en filters of door selectie in de real-time overzichts weergave.

Ontwikkelaars 

OpusFlow b.v. juicht het ontwikkelen van applicaties rond GroupCalendar™ toe. Het is vrij eenvoudig om aan te haken bij de database waar alle afspraken in gelogd worden al zal er in de praktijk behoefte zijn om bepaalde eigenschappen en gedrag van de applicatie te bespreken met de ontwikkelaars van GroupCalendar™
Developer Support wordt in principe gratis verstrekt indien de te bouwen applicatie commercieel of vrij beschikbaar gemaakt wordt voor andere gebruikers van GroupCalendar™.  

GroupCalendar™ is a trademark of OpusFlow™ b.v. Grid View © is a copyrighted description owned by OpusFlow™ b.v.
Outlook ® is a registered trademark of Microsoft ® corporation. Microsoft ® is a registered trademark of Microsoft ® corporation, Windows ® is a registered trademark of Microsoft ® corporation.